Paljud asutused ja ettevõtted on läinud üle kaugtööle, et vältida töötajate lähikontakti seoses ülemaailmselt leviva koroonaviirusega. Miljonite inimeste päevane rutiin ja töötegemine on mõjutatud, kuid kõik ei ole harjunud kodus töötama ja uue kohaga harjumine võib aega võtta.
Kodus töötamise plusside alla kuuluvad sõitmise kulude vähenemine, rohkem aega perega tegelemiseks ja näiteks maja ümber erinevate poolelijäänud tööde lõpetamine. Paraku esineb kodus rohkem väljakutseid, näiteks üksildus, välismaailmaga kommunikeerimine ja tähelepanu kõrvalejuhtimine teiste poolt. Need võivad tööalaselt vägagi negatiivseid tulemusi tuua. Zoom saab sellega aidata.
Ükskõik, kas te töötate oma magamistoas, kohvikus või raamatukogus, me oleme kogunud kokku mõned näpunäited, et aidata teil kõik sisse seada, piirata segavaid faktoreid ja kohtuda inimestega professionaalselt.
Õige litsentsi ja tarkvara alla laadimine
- Looge endale Zoomi konto, mis on täiesti tasuta. Olemas on ka Pro versioon, kuid kui sul on vaja kiiret lahendust videokonverentsiks, siis toimib tasuta versioon väga hästi. Konto tegemine ja sisse logimine võtab umbes 30 sekundit. Põhilised erinevused versioonidel on:
- Zoom Basic See versioon on tasuta. Suurepärane 1:1 videokõnedeks ja kuni 40-minutilisteks grupikõnedeks. Saadetud sõnumitel piiranguid pole.
- Zoom Pro Makstes $14.99 (13.62€) kuus, saad lisaks Basic plaanile täiustatud administraatori juhtimisvõimalused ja pilve salvestamise. Siit saab võrrelda plaane, nende hindu ning leida parim lahendus sinu firmale.
- Laadige alla Zoom Meetings tarkvara arvutisse või telefoni. Allalaadimislingid leiab siit ja peale seda tuleb lihtsalt sisse logida ja olete valmis alustama.
Seadistuse üle vaatamine
Teie sülearvutil (Mac või PC) on kindlasti sisseehitatud veebikaamera ja mikrofon, juhul kui need ei ole piisavalt hea kvaliteediga soovitame kasutada väliseid seadmeid, mis teevad videokõne kogemuse palju paremaks nii teile kui ka teistele.
Hea tulemuse saamiseks soovitame kasutada mõnda Logitechi veebikaamerat või populaarset Huddly veebikaamerat ja juhtmevabasid klappe, näiteks Apple Airpodse, ka juhtmega klapid muudavad oluliselt paremaks heli- ja mikrofonikvaliteeti.
Internet mängib suurt rolli ka kvaliteedis. Tavaliselt pole teie kodune internet nii kiire kui töökohas. See tähendab, et kui kõik teie pereliikmed vaatavad Netflixi või mängivad mänge, võib teil esineda interneti kiirusega probleeme. Õnneks on Zoom optimiseeritud igaks olukorraks ehk kui internet pole väga hea, seab Zoom helikvaliteedi tähtsamaks kui video.
Kui olete tarkvara ja riistvara üles seadnud, minge zoom.us/test, et testida oma heli ja videot.
Alusta kohtumise ja koostööga
Siin on mõned näited kuidas Zoom’iga koosolekud produktiivseks ja veatuks teha.
- Virtuaalne taust (pilt või video)
Virtuaalse tausta või video üleslaadimine aitab peita kodust tausta, juhul kui see ei ole videokõneks sobilik.
- Tühiku vajutamine ajutiseks rääkimiseks
Mõnele inimesele meeldib olla koosolekutel vaikne, rääkides ainult kui on vaja. Tühikuga saab Zoomis kõnes olles ajutiselt mikrofoni kasutada. See võimalus on kõigis Zoomi versioonides olemas.
- Ekraani jagamine
Zoomi keskkonnas saavad kõik kõnes osalejad jagada oma ekraani, mis on kasulik eriti koostööl põhinevatel töökohtadel.
- Tahvlile kirjutamine
Zoom toetab reaalajas valgele tahvlile kirjutamist, mis on suhteliselt raske seadmetel, millel pole puutetundlikku ekraani. Üks võimalus selle lahendamiseks on koosolekul osalemine tahvelarvuti või telefoniga, kus saab vabalt joonistada.
- Kalendri integreerimine
Gmaili, Office 365 või Exchange kalendrite integreerimine on Zoomi keskkonnas lihtne. Siin näide, kuidas Gmaili Zoomiga ühendada:
- Minge oma Zoomi Administraatori Portaali ja ühendage oma kalender (võtab umbes minut aega)
- Paigaldage Zoom for G-Suite plugin, et teha Zoomi koosolekute lisamine kalendrisse lihtsaks.
- Jagatud sisule märkimine ja joonistamine
Disainide jagamine või dokumentide muutmine on palju lihtsam, kui sa saate kiiresti teiste inimeste jagatud sisule joonistada või kirjutada.
- Koosolekusisese jutuakna kasutamine
Zoomi platvormil saab saata sõnumeid, linke ja muid ressursse jutuaknasse, mis ei sega jätkuvat videokõnet.
- Turvalisuse tagamine
Teie kontori seadistus võib olla piisavalt turvaline, kuid kodus töötamisel tuleb teha natuke muudatusi. Zoomil on palju võimalusi privaatsuse ja turvalisuse tagamiseks:
- Koosolekutele salasõna määramine, et ei tuleks inimesi, keda pole tahetud.
- Waiting Roomi lisamine, mis annab võimaluse koosolekule kindlatel aegadel inimeste lisamiseks või eemaldamiseks.
- Kasutajate piiramine ehk ainult õige domeeniga kasutajad saavad koosolekuga liituda.
- Vesimärgi lisamine tundliku heli- või videosisu puhul.
- Piiratud Ekraani jagamine, mis limiteerib jagatud sisu ainult ühele aknale või monitorile, et koosolekul viibijad ei näeks midagi, mida nad ei tohiks.
Veel kodus töötamise nõuandeid
Liikumised kohvimasina, veekraani juurde või inimestega füüsiliselt kohtumine jagavad teie tööpäeva perioodideks ja kodus peaksite jätkama sama rutiini. Meie soovitus on, et jätkaksite igapäevaseid tegevusi, nagu tegite varem.
Nõuanded, et kodus produktiivselt töötada:
- Riietuge õigesti. Pange end riide nagu läheksite tööle. See aitab hoida organiseeritust.
- Puhake iga tunni aja tagant natuke.
- Tõuske toolilt püsti ja tehke mõned venitusharjutused.
- Jagage oma kalendrit, siis teavad töökaaslased, millal teid mitte segada.
- Elimineerige kõik, mis võiks tähelepanu kõrvale juhtida. Pange uks kinni, et saada natuke privaatsust, kui töötate kodus. Sulgege kõik ebavajalikud aknad arvutis ja jätke alles ainult need, mida läheb vaja.
- Vältige üksildust. Rääkige ja kirjutage töökaaslastega.
Alusta kodus töötamist
Jätke meelde, et kõik töökaaslased ei pruugi olla samasuguste huvidega. Koera haukumine või uksekella tirin ei tähenda koosoleku nurjaminemist. Tehke omalt poolt kõik, et kõne tuleks perfektne ja julgustage kolleege sama tegema.
Alustage Zoomi kasutamist juba täna ja küsige lisainfot, kuidas valida õigeid seadmeid, et nii kodus kui ka kontoris töötades oleks teie videokõne nii pildis kui ka helis kvaliteetne ja teistele arusaadav.
Allikas: https://blog.zoom.us/wordpress/2020/03/09/working-from-home-tips-to-meet-like-a-pro/
Uuri ka videokõne tegemiseks vajalike seadmete soetamise kohta, anna teada kui suur on koosolekuruum, millised seadmeid hetkel kasutate, kui tihti ja mida kasutate videokõnede tegemiseks. Küsi julgelt konsultatsiooni meie ekspertidelt!